山西大学外事接待工作管理办法

总   则

第一条 随着学校国际化进程的不断发展，学校外事活动日益频繁。为进一步加强和规范我校外事接待工作，提高工作效率和服务品质，根据国家外事工作相关规定和学校实际情况，特制定本办法。

第二条 本办法适用于接待国外及港澳台地区人员短期来校访问，包括友好访问、参观考察、洽谈合作和讲学等。

第三条 外事工作应坚持平等互利、互相尊重、以我为主的原则；坚持保密原则。既要体现中华民族热情友好的传统美德，又要注重实效，不卑不亢，简朴节约，维护学校的声誉和权益。

第四条 外事处为学校外事接待的归口管理部门，负责全校外事活动的统筹、规划和指导工作。

审批管理

第五条  外事接待工作分为学校和院（所）两个层面。学校层面的接待工作主要指涉及到学校或若干院（所）的对外交流接待，由外事处负责安排组织接待。院（所）层面的接待工作指涉及到单个院（所）的对外交流接待，由各院（所）负责安排组织接待。

第六条  所有外事接待工作事前均需进行网上申请接待事项。申请程序如下：①填写接待申请单提交部门负责人；②部门负责人审批后提交外事处；③外事处接到申请单后，对接待内容事项进行审批；④各单位根据审批意见，凭申请单在指定地点进行接待。

第七条 来访人员涉及敏感国家、地区或部门，如外国政府官员、政要、国际组织领导人、外国媒体或驻华使领馆人员等，来访活动涉及敏感内容，须提前三个月向外事处提出书面申请。外事处报校领导审批同意后向上级有关部门报批，获得批准后方可发出邀请。

第八条 邀请台湾人士来校访问或参加学术活动，须提前一个月向外事处提供来访人员资料，校领导审批同意后由外事处上报上级有关部门，获得批准后方可发出邀请。

接待类型和标准

    第九条 凡应邀来我校访问的外宾，应根据协议或互惠原则，区分为全部招待、部分招待和外宾自理。

（一）对应邀专访我校或顺访但确有实际交流内容的外宾，我校定为全部招待，一般只提供在我国期间的餐费、宿费和交通费，原则上不提供来华国际旅费；

（二）对应邀顺访我校且只是一般停留或作为中转的外宾，我校定为部分招待，只提供1-2次工作餐和相应的交通费；

（三）对自费来访的外宾，原则上我校不做费用计划。

第十条 外宾住宿应安全舒适，不追求奢华，一般不超过四星级，优先安排在校内宾馆，确需在校外安排住宿的，要在定点饭店安排，执行协议价格。

第十一条 严格控制用餐标准。接待单位按照150元/人/天工作餐标准用餐（正餐60元/人，早餐30元/人），原则上安排在学校场所。在华期间宴请不超过2次，宴请标准为150元/人/次，冷餐、酒会、茶会标准分别为100、80、60元/人/次。

第十二条 我方参加宴请的人数规定如下：外宾5人以内的，中外人数在1：1以内安排；外宾超过5人的一般中外人数在1：2以内安排。

第十三条 外宾用车应根据实际情况安排。

第十四条 赠送外宾礼品时，对校级来访人员赠送礼品不超过200元，对随团来访的一般工作人员酌情赠送一些小纪念品，对一般来访人员可酌情回赠相应礼品。

第十五条 外宾在华期间的医疗、邮电通讯、洗衣、理发等费用均由外宾自理。

经费管理

第十六条 外宾的接待费用在外宾招待费用项目中列支。

第十七条 国际学术会议邀请专家的接待费用在会议经费中列支。

其   他

第十八条 本办法由外事处负责解释。

第十九条 本办法自发布之日起施行。

                       山西大学

                       2014年11月12日