一 总 则
第一条 为规范我校在本省境内举办国际、国内学术会议，加强财务管理，提高资金使用效益，依据《在华举办国际会议费用开支标准和财务管理办法》（财行[2012]1号），《中央和国家机关会议费管理办法》（财行[2013]286号），《中央和国家机关国内差旅费管理》（财行[2013]531号）和山西省《省直机关会议费管理办法》（晋财行[2014]5号）等文件规定，制定本办法。
第二条 本办法适用于我校及各学院（所）举办的国际、国内学术会议，如学术论坛、学术年会、学术报告会、学术讨论会、课题研讨会、成果鉴定会、项目评审会、项目验收会、专题论证会，且全部或部分使用学校财政性、非财政性项目经费的学术会议。
第三条 举办学术会议，按照参会人员数（不含工作人员，下同）的规模分为三类：人数在300以上的为大型学术会议；人数在100以上、300以下（含300人）的为中型学术会议；人数在100人以下（含100人）的，为小型学术会议。学术会议的会期一般不超过5天（含报到、离会各一天）。
第四条 学术会议的财务管理应遵循以下原则：
（一）严格开支。会议承办单位要本着“勤俭办会议”的原则，科学、规范、合理编制会议预算，控制会议规模，认真执行各项费用开支标准。会议不得为参会人员在房间配备水果、洗漱用品等；不在会场摆放茶歇、鲜花，只提供饮用水；不发放礼品、纪念品；不统一发放会议用笔、本等文具，可按需领取；不组织公费游览、参观等。力求会风简朴，务实高效。
（二）规范管理。会议可根据办会实际需要和惯例收取会议资料费、注册费，以及会议期间相关单位在会议地举办展览、展示、广告等活动交纳的费用，接受境内外机构、部门、企业、个人出于自愿的无偿赞助（资金或物资），用于弥补会议经费不足。
（三）专款专用。会议经费应纳入学校财务统一管理，单独核算。举办大型学术会议应设立专门为会议服务的临时财务组，举办中型、小型学术会议也应配备专职的财务人员。
第五条 凡校内各学院（所）举办学术会议，需报请学校分管部门和领导审批（涉及外国专家的还需向学校外事部门报告）。请示报告须明确学术会议的时间、地点、规模，参会人员的层次，经费来源，以及经费支出预算等。凡获得学校和省政府有关部门经费资助的学术会议，提交请示报告时应附有经费批文。
第六条 举办学术会议特邀的专家，如需要会议负担其往返旅费、食宿费、市内交通费等费用，要在会议经费预算中按国家旅差费标准编列预算，并从会议经费中列支。特邀专家的会议注册费、资料费原则上可以免收。
第七条 举办学术会议的工作人员，不超过正式参会人数的10%，驻会工作人员不得超过会议工作人员的50%。
二 会议收入管理
第八条 举办学术会议的收入主要包括：
（一）会议资料、注册费收入。指根据学术会议惯例，由会议举办单位向参会人员收取并用于会议支出的费用。
（二）赞助收入。指境内外机构、部门、企业、个人出于自愿，无偿向会议提供赞助的收入（包括资金或物资）。
（三）学校或政府有关部门批准资助的拨款收入。指在没有会议资料、注册和赞助费收入，或者有上述收入，但不足以弥补会议开支时，学校或政府有关部门批准拨付的学术会议补助经费。
（四）其他收入。指会议期间相关单位在会议地举办展览、展示、广告、旅游中介等活动所交纳的收入。
第九条 举办学术会议的各项收入，必须统一纳入学校预算管理，单独核算。会议收到的赞助物资和购买的办公用品、消耗材料等应造册管理，财产物资的取得、保管、领用要有专人负责，严格审批。
第十条 举办学术会议形成的各种资产，应在会议结束后2个月内进行处理，具体处理方案应经学校审批。资产处置收入扣除相关税费以后交学校财务。
三 会议支出管理
第十一条 举办学术会议应按会议惯例办事，不得承担会议之外的义务。要厉行节约、讲求实效，从严控制经费支出，努力做到以会养会。
第十二条 学术会议支出项目及标准如下：
（一）会议场地租金（含投影、音箱、话筒、同声翻译器等设备）。大型、中型、小型学术会议按正式参会人数，每天人均开支标准不超过100元、150元和200元。
（二）会议一律安排自助餐并要控制菜品数量和种类，每人每天不超过150元（不提供摆烟、酒）。开幕式或闭幕式可安排一次招待宴会(或冷餐酒会)，以会议正式参会人数计算，人均开支标准不超过150元（含酒水、服务费）。
（三）会议工作人员食宿等其它费用，每人每天不超过360元。
（四）会议期间志愿工作人员的午餐费及误餐补贴。志愿人员仅安排午餐或发放误餐补贴，开支每人每天不超过100元。志愿人员不安排住宿。
（五）交通费。会议租车接送参会人员，租金为：大巴士（25座以上）每辆每天不超过1500元，中巴士（25座及以下）每辆每天不超过1000元，小车（7座及以下）每辆每天不超过800元。
（六）学术报告劳务费。会议需邀请知名专家为大会作专题学术报告，其学术报告劳务费的支付标准为：院士或全国知名专家3000元/1次，教授2000元/1次，副教授（博士）1000元/1次。
（七）会务其它费用。会议实行综合定额控制，正式参会人员每天人均开支不超过85元。开支范围包括：办公用品、消耗材料购置、会议资料印刷、参会人员、工作人员制证、零星应急药费等。
（八）办会负责人批准的其它必要支出。如会务工作人员的劳务补助等，标准每人每天200元，一次会议最多不超过1000元，按照学校计酬不计量绩效发放规定执行。
上述各项费用之间可调剂使用，并在综合定额控制数内据实报销。
第十三条 参加会议人员的往返旅费、食宿费、市内交通费、注册费、资料费、医疗费等开支，回其本单位按国家旅差费及有关制度规定据实报销。
第十四条 学校以及各院、所因业务工作需要，组织召开的小型（参会专家30人以下）讨论会，如课题研讨会、成果鉴定会、项目验收会、项目论证会、项目评审会等所需经费，包括邀请专家旅差费、劳务费、咨询费、评审费等，从其相关项目会议预算经费中列支，并执行国家旅差费、劳务费、咨询费、评审费等有关规定。会议工作人员的数量，以及各项费用支出，严格按前述规定标准执行。
第十五条 会议有关付款协议必须加盖学校公章，并经办会单位分管校领导审批。会议支出票据须经办会负责人签字，单位领导审签并加盖公章，按学校财务规定审核报销。
四 会议经费的管理和监督
第十六条 学术会议举办单位要加强对会议经费的财务管理，严格执行会议预算开支项目、标准及金额，不得擅自改变会议资金用途，不得挪用、侵占会议经费。要建立追踪问责机制，对于违反规定的开支项目和超标准的费用开支，不予报销。
第十七条 校外举办的学术会议，应在国家、省、市通过政府采购定点酒店召开。各单位不得到国家及省级禁止召开会议的风景名胜区等地召开会议。会议费支付应按照国库集中支付制度和公务卡管理制度的有关规定执行，以银行转账或公务卡方式结算，禁止以现金方式结算。
第十八条学术会议结束后，办会负责人及财务人员应在2个月内编制会议经费决算报告和经费收支明细表，经分管校领导审签后报学校财务处。财务决算必须数字真实、计算准确、内容完整、说明清楚。编制虚假决算、挤占、挪用会议经费等行为，按照国家和有关财经法规，追究单位负责人和办会负责人的责任。
第十九条会议结束，经费决算后如有结余，按照国家结转、结余资金管理的有关规定执行。
五 附 则
第二十条 本办法自发布之日起执行，由学校计划财务处负责解释。
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