关于科研经费财务报销注意事项的通知
发布时间 : 2013-09-17 出处 : 计划财务处
校内各单位：
为了加强我校科研经费管理，提高科研经费使用效益，进一步规范科研经费财务报销，方便广大教职工办理财务开支，根据财政部、科技部《关于调整国家科技计划和公益性行业科研专项经费管理办法若干规定的通知》（财教〔2011〕434号）、教育部、财政部《关于加强中央部门所属高校科研经费管理的意见》（教财〔2012〕7号）和山西省教育厅《关于山西省高等学校科研经费管理办法的通知》（晋教财〔2012〕71号）等规定，结合我校实际情况，现将科研经费报销注意事项整理如下，请遵照执行。
一、科研经费的报账需专人负责
各单位要指定专职或兼职教职工协助本单位科研经费的报销，项目负责人或其授权的项目组成员也可办理报销，原则上学生不能代办。
二、科研经费报销网上申报填写注意事项
各单位在办理公务卡支付的报销须网上单独填制报销凭证，多次公务消费可集中到一个会计凭证报销，但每次公务消费的发票和POS机小票要一一对应粘贴，对无法单独分开的经济事项，如出差、会议过程中发生的既有公务卡消费又有现金消费的支出，可以合在一起填制报销凭证，但公务卡消费和现金消费的发票要分开粘贴。
三、科研经费报销审核事项
1、科研经费报销须经科技处（社科处）审核并加盖报销专用章。
2、科研经费报销需计财处领导审批的内容：
(1).单笔报销金额在1万元以上（包括1万元）。
(2).专项科研、留学科研、校科研、财拨三项和211项目科研经费，报销招待费、礼品、纪念品、土特产和考察费等。
(3).现金借款和其他借款单笔金额在1000元以上（包括1000元）。
(4).其他需计财处领导审批的特殊事项。
3、办理境外(含港、澳、台)学术交流活动（包括开会、考察及学术交流）的借款及报销手续，须经项目负责人、所在单位领导、科技处（或社科处）处长和计财处处长审批。
4.办理大额款项支出的科研设备（须有正规的购货合同）及材料（须附有加盖卖方公章的购货明细单）等的审批程序为：单张发票在1万元以上（包括1万元）3万元以下（包括3万元）的须经项目负责人和所在单位领导审批；单张发票在3万元以上的须经项目负责人、所在单位领导和科技处（或社科处）处长审批。
5.办理国内科研出差超规格的交通费用报销须经项目负责人、所在单位领导和科技处（或社科处）处长审批。
四、报销发票开具注意事项
1、取得原始发票（如商品销售发票、餐票、住宿发票、汽车票等）必须真实合法，票据内容必须填写齐全，发票上必须有国家（地方）税务局监制章或财政统一监制章和开具发票单位财务专用章或发票专用章，两章缺一不可。
2、发票内容：如单位名称、开票日期、摘要（或内容）、数量、单价、金额、开票人、收款人等一律填写齐全，发票大、小写、锯齿金额必须一致，书写规范。
3、原始票据不得涂改、挖补，如发现有错，应由开出单位重开或者更正，更正处应加盖开出单位财务专用章或发票专用章。若大小写金额有误或涂改必须重新开具后方可报销。填写项目不齐全，内容不真实，字迹不清楚，没有加盖财务专用章或发票专用章，伪造、作废（或过期）以及其他不符合税务、财政部门规定的发票一律不予报销。
4、购置办公用品及耗材、专用材料（药品及医疗耗材、试剂、农用材料、实验用品、专用服装、消耗性体育用品、专用工具等）、打印复印、图书等超过1000元必须附明细清单，明细清单必须加盖开票单位公章，且有开票单位填制单人签名。
五、发票报销注意事项
1、属于实物类的发票背面要有部门领导、经手人和验收人的签字；其余发票要有部门领导和经手人签字。
2、报销发票必须分类整理粘贴、分类汇总，封面报销金额与粘贴票据相符，粘贴时要贴平、贴均匀、不能超出粘贴纸，要分类统计填写金额。
3、火车票、汽车票和船票遗失的，应由本人写出情况说明，要详细说明发票遗失的原因、发票的具体内容和金额，由单位领导签字盖章后经计财处领导审批可作为报销依据；飞机票遗失的，到民航售票处开具证明，报销程序同上；其它发票遗失的，应到原开票单位索取发票存根复印件，加盖开票单位财务专用章，遗失发票人写遗失情况说明，由单位领导签字盖章后经计财处领导审批方可报销。
4.其它非正常报销事项必须附情况说明，并由经手人、项目负责人、单位领导人签字，再经科技（社科）处审核，财务处领导签字方可报销。
六、科研经费报销其他注意事项
1、购置办公用品及耗材、专用材料（药品及医疗耗材、试剂、农用材料、实验用品、专用服装、消耗性体育用品、专用工具等）、打印复印、图书、印刷费、差旅费、因公出国（境）费用、维修（护）费、会议费、培训费、业务接待费、专用材料费、业务用车运行维护费用、其他交通费用以及其他5万元以下的零星支出等，应当使用公务卡结算，也可使用转账支票或电汇结算，不能支付现金；5万元以上的支出仍执行国库直接支付方式结算。
2、报销外出旅费需填写出差报销审批表（计财处网站下载）
填写内容：单位、出差人数（具体人名）、出差事由（写清出差时间、地点和任务等内容）、经办人和项目负责人签字，并加盖单位公章。
报销外出旅费往返车票、住宿费和市交费等的时间必须吻合。
报销外出参加会议和培训差旅费的，须附上会议通知和培训通知。报销外出因公出国费用的附上对方邀请函或通知书或批件。
注：国内学术会议注册费可以在差旅费中列支。
国外学术交流会应在国际合作与交流费中列支，不在会议费和差旅费中列支。
3、报销市内旅费需填写山西大学市内出差报销封面
填写内容：单位、项目名称、乘车日期，乘车人姓名、事由、金额等，经办人和项目负责人签字，并加盖单位公章。
注：市内车票及住宿费的时间、路程、次数等必须吻合
4、报销出版费需附出版合同。
5、手机费（项目负责人及其成员）、固定话费（家庭）只能在横向、纵向和财拨三项科研费里按项目预算和有关规定报销，通讯工具一律不能报销，如手机等。
6、报销车辆运行费（汽油费、过路费、租车费、停车费等），按照计划任务书和合同执行，累计报销金额超过1000元，详细说明使用情况，经项目负责人、所在单位领导审批签字，并加盖单位公章。
7、报销劳务费（参加该项目学生和校外临时人员），应按规定的比例和范围据实列支，一律通过个人银行卡发放，并依法代扣代缴个人所得税，不能支付现金。
8、报销专家咨询费（临时聘请咨询的专家）应按规定的比例列支，一律通过个人银行卡发放，并依法代扣代缴个人所得税，不能支付现金。
9、报销设备（通用设备单位价值在1000元以上，专用设备单位价值在1500元以上）、能单独使用的仪器设备、办公用具、用品图书、材料等，必须入学校的固定资产。
注：代购设备的报销说明
(1).代购设备经费只能用于为项目委托方购置设备，原则上报整机。
(2).报销可民用设备（如计算机、照相机、彩电、冰箱、空调、硬盘、录音笔等），需在合同清单上登记，无法提供清单或清单上无该项设备的，需凭对方财务部门接收或验收凭据报销。
(3).确属自制设备等需要报销的材料、零件，合同清单中有明确规定的，按合同清单报销；合同清单中没有明确规定的，需学院和科技处领导审批，财务处方可报销。
10、礼品、纪念品、土特产原则上不允许在经费中报销，各单位如果确因业务工作往来或会议需要支付礼品、纪念品、土特产等，个人需按支付金额的20%缴纳个人所得税，并依法代扣代缴。
11、外单位往来结算票据，不准作报销凭证。
12、科研经费的大额支出（购买货物、工程或提供服务等的支出），要附法人合同，凡符合政府采购要求的，一律执行政府采购程序，并履行各级人员和相关部门审核和签字程序。
13、专项科研经费不得购置基建设备和生产性设备，更不允许列支大额办公室实验室维修改造费。专项科研经费不允许列支日常的运行支出和移动通信费。
14、非财政拨入的科研经费（横向和纵向科研）公务卡消费报销，由学校基本户通过网银办理公务卡还款。
计划财务处
二０一三年八月二十一日
